Dlaczego nie stosujemy zasady inbox zero do naszej skrzynki e-mail?

Ciekawe, że pewne zasady stosujemy na co dzień w naszym życiu, a jednocześnie zupełnie nie przenosimy ich do naszej pracy. Wracając z pracy zaglądasz do swojej skrzynki pocztowej? Wyjmujesz przesyłki i segregujesz je jeszcze w biegu? Do kosza idą ulotki, które Cię nie obchodzą, rachunki odkładasz na potem, a list od babci otwierasz natychmiast? Przypuszczam, że prawie każdy z nas, w ten właśnie, tradycyjny sposób dba o to, żeby w skrzynce było pusto. Nie lubimy powrotu z wakacji (to znaczy w ogóle nie lubimy powrotu z wakacji, ale to post o skrzynce), gdy skrzynka jest zapełniona.

Czasem prosimy znajomego, żeby odbierał naszą pocztę i segregował za nas?

Stosujesz zasadę inbox zero w swojej skrzynce pocztowej. Brawo! Teraz tylko jeden krok, aby zastosować ją w skrzynce e-mail. Na przykład Gmail.

O tym dlaczego ludzie piszą maile, nie zawsze do właściwych odbiorców piszę w innym poście na blogu.

Na czym polega zasada inbox zero?

Polega na wykonaniu kolejnych, określonych czynności. Ich celem jest utrzymywanie pustej skrzynki i ogarnięcie mailowego chaosu. 

Kolejne kroki tej zasady poniżej:

1. Usuń
2. Oddeleguj
3. Wykonaj
4. Odłóż
5. Zarchiwizuj

Tę zasadę (jak i pozostałe) należy wdrażać regularnie i stanowczo *

Zacznij od tego:

• Ustal czas wykonywania czyszczenia skrzynki
• Zdecyduj, ile razy dziennie musisz wykonać czyszczenie.
• Trzymaj się tego stanowczo, tylko wtedy zadziała. *

No to zaczynamy.

Usuń

No cóż, to pierwszy test na to, czy jesteśmy gotowi na zmianę naszego postrzegania pracy i jej wydajności.

Należy usunąć wszystkie zbędne maile. Tak, wiem, to boli… I na pewno kusi przeczytanie wiadomości ukrytej pod nagłówkiem: “Zrzuć 10 kg nie wstając z kanapy”; “ Ten pierścień nada sens Twojemu życiu”. 

Kusi, ale dasz radę. To minie. Opanuj lęk i obawy. Za robotę się zabierz!

Na szybko oceń, czy informacje zawarte w tych mailach do czegoś w ogóle Ci się przydadzą (Uczciwie oceń, bez żartów). Jeśli nie, usuwaj. Nie archiwizuj, nie zapisuj, nie zajmuj się nimi. Usuwaj.  Korzystaj z podglądu wiadomości i usuwaj bez otwierania.

Dziwne oferty, pozdrowienia, niechciane zaproszenia, usuwaj.

Z psychologicznego punktu widzenia to chyba jeden z najtrudniejszych punktów zasady inbox zero. Z technicznego – usuwanie jest najprostsze.

Jak usunąć?

Zaznacz wiadomość/wiadomości i wydaj polecenie usuń (ikona kosza lub Usuń. Wiadomości możesz też przesunąć do kosza).

2. Oddeleguj

Oddelegowanie to punkt nie wymagający, aż takiego samozaparcia. Mimo wszystko może być trudny. Należy wykazać się asertywnością. Zakładam, że ją posiadasz. W tym procesie przyjrzyj się swojej chęci pracy. Bo niestety czasem, jest po prostu za duża. To nie zawsze jest dla nas dobre. I tu sprawdza się ważna myśl: “warto doceniać współpracowników”. A teraz zwróć uwagę, że na niektóre wiadomości zaczynające się od: “Czy może Pan/Pani…..” Wystarczy czasem odpowiedzieć “Nie”. Jeśli dodamy do tego wskazanie kolegi/koleżanki, których kompetencje uważamy (lub nie uważamy, ale się po prostu nadadzą)  za większe od naszych, sytuację możemy uznać za opanowaną. Podaję przykład rozbudowanej odpowiedzi: “Niestety nie, ale Marcelina jest w tym świetna…”. Imię, przed zastosowaniem przykładu proponuję zmienić.

Jak oddelegować?

Oddelegować czyli odesłać/przekazać  innej osobie:

Każda wiadomość e-mail posiada takie przyciski/opcje.

1. odpowiedz (teraz lub automatycznie w wybranym przez siebie czasie)
2. przekaż

A jeśli skorzystamy z dodatkowych narzędzi Gmaila, to może wyglądać to w taki sposób:

• odpowiedz/przekaż używając zdefiniowanego szablonu po zastosowaniu filtrowania wiadomości przychodzących.

To drugie rozwiązanie wymaga wcześniejszego przygotowania. Nie jest do końca automatyczne (I całe szczęście), wymaga edycji przed wysłaniem. Jednak świadomość, że opracowany  wcześniej szablon zawsze zwiększa wydajność naszej pracy, rekompensuje czas przeznaczony na jego przygotowanie. Poniżej okno filtru.

Kto jeszcze nie korzysta z filtrów? Wybrane za pomocą tego narzędzia wiadomości możemy:

1. Automatycznie zarchiwizować (do wykorzystania w ostatnim punkcie zasad inbox zero)
2. Zastosować wybraną etykietę – czyli przenieść określoną wiadomość w wybrane przez nas miejsce.
3. Przekazać wiadomość na inny nasz adres e-mail – na przykład jeśli zdarza się, że rodzina wysyła nam informacje na skrzynkę służbową ich maile automatem przekierujemy na prywatną. Jak to będzie coś naprawdę ważnego zadzwonią przecież 😉
4. Tak, w ten sposób można też wykorzystać filtr do punktu pierwszego (Usuń). Chociaż tu radziłabym baaardzo ostrożne stosowanie.
5. Na określoną filtrem wiadomość można odpowiedzieć przygotowanym wcześniej szablonem.
6. Oprócz etykiet można też określić kategorię wiadomości.

Korzystanie z filtrów wymaga pewnej dyscypliny, wiedzy i przewidywania, ale może wspomóc nas w odzyskiwaniu traconego czasu.

3. Wykonaj 

Ten punkt dotyczy tylko tych zadań, których wykonanie może Ci zająć najwyżej 2 minuty. Miałeś coś zapisać, przypomnieć, odesłać wcześniej przygotowany raport? Zrób to szybko, a maila usuń lub zarchiwizuj.

Jak wykonać wykonaj?

Jedyną odpowiedzią jest: tak jak trzeba i do tego szybko. 

4. Odłóż na później

Korzystając z powyższych punktów doszedłeś do wiadomości, które zawierają informację o zadaniach wymagających Twojej większej uwagi. Zakładam, że wcześniejsze czynności zostały wykonane. Teraz wystarczy zaplanować pozostałe. Konkretnie ustal w jakim dniu, w jakich godzinach się tym zajmiesz. Plan z terminami dużo lepiej się realizuje.

Jak odłożyć?

Jest kilka możliwości:

1. Zapisz w kalendarzu wraz z przypomnieniem – w ten sposób szybko i prosto możesz powiadomić współpracowników o tym, że wtedy właśnie zajmiesz się problemem. Możesz zaprosić do współpracy, ustalić spotkanie on-line, wskazać w notatkach etapy realizacji. 
2. Dodaj do zadań w  Google Workspace wraz z przypomnieniem. Jeśli ta aplikacja Ci nie wystarcza i chcesz z poziomu zadań udostępnić  treści współpracownikom, zainstaluj rozszerzenie TaskBoard. Narzędzie nawet w darmowej wersji pozwala na stworzenie czegoś na kształt tablicy Kanban. Można też zadania/tablice udostępniać.
3. Przełożenie wiadomości na inny termin – opcja poczty Gmail – odłóż – odkładasz na konkretny, wybrany przez Siebie termin. Wiadomość pojawi się u Ciebie w skrzynce w tym, wskazanym terminie ponownie (a do tego czasu jest przeniesiona do kategorii Odłożone. 
4. Korzystaj z dodatkowych, własnych narzędzi planowania (przygotowany arkusz), notes, żółte karteczki…

5. Archiwizować

Ostatni z punktów. Archiwizacja dotyczy tych wiadomości, które powinny jeszcze zostać. Mogą się przydać później, bo zawierają pewne ustalenia, ważne informacje, uniwersalne prawdy. W każdym bądź razie nie powinno być ich za dużo, bo już w poprzednich punktach wykonana została najcięższa praca – usunięcie tych zbędnych. Jeśli uczciwie zostały zrealizowane poprzednie punkty, teraz nie ma za dużo pracy. 

Wybór sposobu archiwizacji powinien być związany z Twoim modelem pracy. Pracujesz projektami, w ten sposób archiwizuj maile. Jeśli ważne są dla Ciebie ogólne zagadnienia, dostosuj archiwizację do tych zagadnień, a nie konkretnych projektów. 

Sprawdź co jest dla Ciebie praktyczne, łatwe i intuicyjne.

Jeśli takie nie będzie, przestaniesz korzystać z tych metod.

A krótka checklista do tego jak dbać o inbox zero dostępna już na witrynie dla subskrybentów newsletterów.

Po co w ogóle stosować zasadę inbox zero?

Przede wszystkim dlatego, że jeśli skrzynki nie czyścimy, to wracamy do maili wielokrotnie w ciągu dnia. Zawsze z wrażeniem, że coś przeoczymy. Jednocześnie, przez bałagan, zajmujemy się wiele razy tymi samymi informacjami. Wracamy do nich, czytamy, sprawdzamy czy już odpowiedzieliśmy, załatwiliśmy….

Jak wszystkie tego typu zasady:

1. Jeśli myślisz o wydajnej pracy. 
2. Nie lubisz marnować czasu na powtarzalne czynności. 
3. Zakładasz, że dzięki komputerowi masz pracować mniej.

To znasz odpowiedź – dzięki takiej organizacji będzie na pewno wydajniej, szybciej, skuteczniej.

Jeśli Twoje priorytety są inne, a poranne przeglądanie poczty traktujesz jak rozrywkę, to oczywiście nie jest rozwiązanie dla Ciebie.

Kiedy najłatwiej stosuje się tę zasadę?

Najlepiej kiedy wszyscy w zespole trzymamy się pewnych ustaleń i wewnętrznych procedur. To przyśpiesza obieg wiadomości. Można wtedy zautomatyzować porządkowanie. Zwiększyć możliwości zastosowania filtrów wiadomości przychodzących. Zwiększyć produktywność zespołu.

*Do tego, żeby zasada Inbox zero weszła nam w nawyk, polecam kontrolera nawyków w wersji Arkusza Google  – tu o tym pisze LINK.

wydajniej, szybciej, skuteczniej

normalniezdalnie.pl

poleca