Pisałam już o inteligentnym dokumencie. Ominęłam tam jedno z rozwiązań, które wyjątkowo będzie pasować do naszego już i tak przemądrzałego dokumentu. Mowa o kolorowym Menu.

Zastosowanie kolorowego Menu.

Kolorowe Menu to nic innego rozwijalna lista ze zdefiniowanymi wcześniej pozycjami. Można stosować listy zdefiniowane przez Google (przykład poniżej) lub na ich podstawie tworzyć własne. Menu wstawiamy na przykład przy nazwie projektu, aby określić jego status (np. zablokowany). Szerzej o zastosowaniu pisze w końcowej części postu.

Jak wstawić kolorowe menu do dokumentu Google?

1. W menu Wstaw, w dokumentach Google, wybierz z listy dostępnych narzędzi pozycję Menu
2. Menu wstawi się w miejscu, w którym znajdował się kursor.

Które menu wybrać?

Pojawi się nowe okno z możliwością wyboru dwóch, startowych menu. Są to MENU W DOKUMENCIE i GOTOWE MENU.

1. Możemy wybrać Gotowe menu.
2. Utworzyć nowe menu (+)
3. Edytować wybrane wcześniej z listy Gotowych.
4. Dostosować je do swoich upodobań i wymagań (albo na odwrót)

Edycja menu.

Możliwości edycji są bardzo duże i dzięki temu, możemy listy zdefiniowane jako Menu, wykorzystywać do różnych zadań.

1. Zmień tytuł edytując Gotowe menu. Będzie ono pojawiało się pod Twoim tytułem na liście dostępnych w dokumencie Menu.
2. Edytuj, według potrzeb pozycje menu:
   • mogą to być osoby, z którymi współpracujesz.
   • priorytety dla zadań
   • statusy prac
   • dowolne informacje, które często umieszczasz w dokumentach
3. Dopasuj listy do Siebie/wymagań projektu/wymagań szefa.
4. Dodaj nowe elementy.
5. Zmień kolory dla kolejnych punktów.
6. Przenoś kolejne elementy listy.
7. Usuń zbędne elementy.

Jak wykorzystać nowe, kolorowe menu?

Po zdefiniowaniu nowego Menu. Wstaw je wszędzie tam gdzie tego potrzebujesz. Najlepiej zastosować je w tabeli. Tabelę polecam zawsze jeśli pracę chcesz uporządkować.

Poniżej mój przykład zastosowania

1. W każdym wierszu tabeli znajduje się link do przygotowywanego przez mnie postu.
2. Dla każdego wiersza wybrany status z wcześniej przygotowanego przeze mnie Menu (menu jest wstawione dla każdego wiersza.
3. W każdej chwili mogę edytować menu ponownie.

Podsumowanie

Podczas pracy z kolorowym menu pamiętaj:

• na chwilę obecną można dodać 50 pozycji listy
• jeśli zastosujesz (jak na przykładzie powyżej) Menu w tabeli to przechodząc do nowego wiersza wstawi się automatycznie.
• nie bój się zmieniać list Menu już w trakcie korzystania z niego – zmiany można automatycznie zaktualizować we wszystkich wystąpieniach w dokumencie.
• utworzone przez Ciebie Menu jest dostępne tylko w bieżącym dokumencie lub kopii tego dokumentu lub w szablonie opartym na tym dokumencie. Poczytaj na przykład TU.

Mnie się podoba. Czasem stosuję, choć częściej pracuję z arkuszami, w którym za pomocą formatowania warunkowego przygotowuję podobne listy. Szukaj postu na ten temat na blogu (jak nie ma to zapisz się na newsletter – na pewno będzie).

wydajniej, szybciej, skuteczniej

normalniezdalnie.pl

poleca

Oczywiście do zarządzania projektami (nie projekcikami) polecam Asanę, ale jak ciągle jeszcze chcesz za darmo, to Workspace Ci wystarczy.