Dlaczego ważne jest tworzenie szablonów?
Wykorzystywanie szablonów w pracy to kolejne rozwiązanie, które zwiększa Twoją wydajność. Zawsze szybsze. Nie ma lepszych sposobów na zautomatyzowanie powtarzanych czynności. Jeśli do szablonu dodamy odpowiednio przygotowaną checklistę – nasze dokumenty zawsze będą spełniały ustalone w firmie standardy.
Jednym z synonimów słowa szablon jest rutyna. Nie do końca się z tym zgadzam. Rutyna może nas doprowadzić do wielu błędów, szablon ma je ograniczać. Gdy wpadamy w rutynę przestajemy zwracać uwagę na szczegóły, które wydają nam się oczywiste. Myślimy sobie: “Przecież robię to po raz setny…będzie dobrze”. I tak powstają błędy. Szablon wyręcza nas w tych elementach, które jesteśmy zmuszeni powtarzać, dając nam tym samym czas i energię by skupić się na istotnych szczegółach.
Jak przygotować szablon pliku na koncie organizacji Google Workspace?
Pracując w Workspace Google dla organizacji mamy dostęp do wielu ułatwień. Zaproponowane przez Google rozwiązania skutecznie optymalizują pracę całego zespołu w firmie. Oczywiście tylko wtedy, kiedy zostaną wdrożone i wykorzystane. No, a jak zostaną zastosowane prawidłowo to już odjazd 😉
Utworzenie szablonu jest proste:
- Przygotowujesz plik (dokument, arkusz, prezentacje, witrynę)
- Zapisujesz go w odpowiednim miejscu na dysku Google.
- Korzystasz wraz z współpracownikami ile dusza zapragnie.
Na tym mogłabym zakończyć wpis, ale jeśli ktoś chciałby wiedzieć jak dokładnie to zrobić to zapraszam do dalszej części. Szczegółowy opis może być bardziej pomocny.
Punkt po punkcie jak przygotować szablon pliku.
- Przygotuj plik (dokument, arkusz, prezentacje), który ma być szablonem, kanwą dla plików w Twojej pracy.
- Umieść w nim wszystkie powtarzające się elementy teksty, tabele, obrazy itd.
- Jeśli jest taka konieczność zdefiniuj odpowiednie style – dla list, nagłówków, tytułów (o stylach na pewno napiszę w kategorii narzędzia)
- Określ marginesy i inne parametry, które chcesz by były stosowane w każdym pliku opartym na tym właśnie szablonie.
- Nadaj właściwą nazwę plikowi (w nazwie pliku może być słowo szablon – będzie łatwiej)
- Zamknij plik.
Jak zapisać plik jako szablon w organizacji w Google?
Post dotyczy platformy Google i chociaż zasady tworzenia szablonów i ich stosowania są takie same dla pracy z różnymi programami (także z grupy Officce), to sposób ich zapisywania jest różny.
Na platformie Google dla organizacji zabezpiecz sobie kilka elementów:
- Utwórz (opisałam powyżej) plik, potencjalny szablon – on będzie kanwą dla pozostałych Twoich plików (na przykład dokument Google)
- Włącz lub poproś o włączenie administratora – (w panelu administratora Dysk i dokumenty → Szablony → Włącz niestandardowe szablony organizacji. To umożliwi zapisywanie szablonów członkom organizacji.
- Na liście aplikacji Google (9 kropek – 1 na ilustracji) wybierz dokumenty, gdy szablonem będzie dokument Google. Kliknij niebieską ikonę dokumentu (2 na ilustracji) na liście aplikacji. Jesteś teraz w wirtualnym folderze (filtr) z wszystkimi dokumentami z Twojego dysku.

- Jeśli na górze okna widzisz przykłady szablonów to:
- kliknij przycisk galeria szablonów
- wybierz zakładkę swojej organizacji (nie ogólne)
- za pomocą przycisku Prześlij plik prześlij wcześniej przygotowany przez Ciebie plik-szablon.
- umieszczony w tym miejscu plik staje się szablonem dla Twojej organizacji.

- Gdy nie widzisz galerii szablonów to najpierw:
- wejdź w ustawienia w menu głównym (lewa strona rys.)
- w oknie ustawień zaznacz opcję “Wyświetlaj ostatnio używane szablony na ekranach głównych”
- i wróć do punku 4


Jak korzystać z szablonu?
Po zapisaniu pliku w galerii szablonów naszej organizacji zawsze już znajdziemy go w tym miejscu. Organizacyjną galerię można wzbogacić o kategorie szablonów (takie, z których korzystamy w organizacji).
Plik, który zapiszemy jako szablon, wskazanym powyżej sposobem, zawsze po kliknięciu otwiera się jako kopia pliku szablonu. Zmiany, które zaczynamy wprowadzać, pojawią się tylko w tym, aktualnie edytowanym dokumencie. Nigdy, nawet niechcący, nie zmienimy struktury i innych zdefiniowanych dla szablonu elementów. Zawsze możemy pobrać nowy plik, wzorowany na ustalonym szablonie.
Podsumowując.
Korzystanie z szablonów to wymierna korzyść. Ich opłacalność naprawdę można sprawdzić i po prostu zmierzyć. Mimo tego wielokrotnie spotkałam się z uwagami, że to zajmuje za dużo czasu. To fakt. Z faktami trudno dyskutować. Przygotowanie dobrych, uniwersalnych szablonów naprawdę zajmuje czas. I mówię tu zarówno o czasie “zmarnowanym” na myślenie jak i tym, zużytym na pracę fizyczną przy ich tworzeniu.
Może się zdarzyć, że pracując nad szablonem zostaniemy oskarżeni o trwonienie czasu lub złe nim zarządzanie. Udajemy wtedy, że już kończymy ….ale zróbmy swoje. To się opłaci.
Dobrze zaplanowany szablon ZAWSZE przyniesie nam korzyści.
wydajniej, szybciej, skuteczniej
normalniezdalnie.pl
poleca
0 komentarzy