Dlaczego wysyłanie maili do niewłaściwej grupy odbiorców może być szkodliwe?
Skąd przypuszczenie, że warto wysyłać wiadomości e-mail do konkretnych osób – tylko tych, które tę wiadomość powinny otrzymać.
Czy ma to wpływ na wydajność pracy odbiorcy i adresata? Czemu dezorganizuje to pracę zespołu?
I dlaczego zaczynamy palić?
Czy warto wysyłać maile do wszystkich?
Często słyszę odpowiedź: Tak, bo to szybciej.
Czy aby na pewno?
Kiedy to my otrzymujemy wiadomość, która nie jest dla nas przeznaczona:
- czasem chwilę trwa, zanim zorientujemy się, że nie jest ona do nas.
- szukamy, lekko zaniepokojeni, informacji, czy na pewno to my nie jesteśmy odbiorcami,
- po jej przeczytaniu ogarnia nas złość, że poświęciliśmy czas na czytanie wiadomości, która jednak nie jest do nas,
- czujemy się zmuszeni do wyjaśnienia, że nas nie dotyczy, chociaż do końca nie jesteśmy pewni, a może jednak dotyczy? Piszemy e-maila z pytaniem lub
- jeśli nie chcemy, żeby się wydało, że nie wiemy o co chodzi, zaczynamy realizować zadania opisane w mailu. Zanim się zorientujemy zostajemy przodownikiem pracy… tylko nie naszej,
- z niechęcią podchodzimy więc do kolejnych maili od tego adresata,
- w końcu, jeśli jest ich bardzo dużo, przestajemy czytać,
- zaczynamy chodzić do palarni. To grupa “TYCH KTÓRZY WIEDZĄ”,
- wiadomości w grupie jest tyle, że zaczynamy palić…
Kiedy to my wysyłamy wiadomości, nie do tych osób, co trzeba:
- po jakimś czasie nachodzi nas refleksja, że to był jednak błąd, bo właśnie przeczytaliśmy powyższą listę i przewidujemy jak to się skończy,
- dostajemy dużo maili z pytaniami, kto i czym faktycznie ma się zająć,
- przestajemy czytać te maile,
- idziemy do palarni, są już tam wszyscy,
- rozdzielamy zadania,
- zadań jest tyle, ludzi jest tyle… zaczynamy palić;

No i co z tego?
No czasem zupełnie nic. Czasem okazuje się, że to się jakoś sprawdza i jakoś działa. To pewno częsty scenariusz. Bo czemu nie?
Zaczynamy myśleć o wydajności, gdy zaczynamy cenić nasz czas i oczywiście czas innych osób. Dobrze jest gdy nasza wydajność jest prawidłowo wyceniona. Nie chcemy go marnować na czytanie i odbieranie takich wiadomości i oczywiście bezsensownych czynności jeśli możemy w tym czasie zrobić rzecz lepiej płatną lub bardziej przydatną.
Musimy jednak wcześniej zainwestować w proces, przygotować się do nowego sposobu pracy.
Programy do zarządzania informacjami w firmie
Jeśli możesz sobie pozwolić na wersje płatne programów do zarządzania informacjami to polecam oczywiście programy:
i wiele innych
Każdy z nich porządkuje, systematyzuje i wspiera przepływ informacji. Współpracownicy przypisani są do określonych projektów. Każdy z projektów jest nadzorowany i umieszczony w czasie. Programy współpracują z innymi platformami (Google, Dropbox).
Niezależnie od wsparcia, jakie mogą nam dać te aplikacje warto zainwestować swój czas na początku pracy i przygotować się na pracę z informacjami i/lub rozbudowaną korespondencją.
Jak przygotować się do uporządkowania przepływu informacji i/lu korespondencji:
- taguj, kategoryzuj, opisuj grupy odbiorców,
- na podstawie zebranych informacji twórz grupy kontaktów,
- rób to na potrzeby projektu; cyklicznych działań,
- aktualizuj, dbaj o “czystość” zbiorów kontaktów,
- wzmiankuj konkretne osoby w wiadomościach, dokumentach, arkuszach, prezentacjach nad którymi pracujecie,
- jeśli w wysyłanej do zespołu wiadomości zawierasz pytania lub oczekujesz odesłania dokumentu/arkusza/projektu skonstruuj odpowiedni formularz do zbierania wiadomości,
- naucz się porównywać listy respondentów to ułatwia oznaczanie tych, którzy już oddali sprawozdanie, załatwili, odesłali;
- rejestruj odpowiedzi w profesjonalnie skonfigurowanej poczcie: etykietuj, twórz filtry, oznaczaj,
- w temacie, w nagłówku informuj dokładnie – nie ogólnie,
- ustal procedury,
- stosuj szablony.
- wysyłkę maili opóźniaj – daj sobie czas na cofnięcie wysyłania i ewentualną poprawę błędów.
- jeśli tylko pojawia się taka konieczność (wysyłasz newsletter, cykliczne maile do klientów) – korzystaj z programów typu: MailerLite, GetResponse, MailChimp i innych.
Podsumowanie
Jeśli wzrósł w Tobie poziom frustracji bo chciałbyś konkretnych wskazówek – czyli lubisz wiedzieć JAK, a nie CO. To zapraszam na bloga. Tam, te rozwiązania zaczną się pojawiać, bo ja też wolę wiedzieć JAK rozwiązać problem, a nie dowiedzieć się, że go mam.
Pewnie korzystasz z wielu przedstawionych powyżej rozwiązań. Jeśli tak – gratulacje. Jeśli jednak zainteresowałoby Cię rozszerzenie tych tematów, zostań na blogu. Zapisz się na newsletter.
Czy wysyłasz właściwe maile do właściwych odbiorców?
Pamiętaj, nadmiar informacji, którymi zasypują nas co dzień media jest szkodliwy. Co oficjalnie stwierdzono i przebadano. Nie warto brać udziału w tym szaleństwie. Organizuj, ograniczaj, upraszczaj. Nie dubluj informacji.
Jak w tym roku będziesz świętować DZIEŃ PRZECIĄŻENIA INFORMACJĄ?
Jeśli na co dzień czujesz się zmęczony nadmiarem danych. Wyluzuj. Pobaw się. Oderwij. Pokoloruj: kolorowanki dla dorosłych
Poćwicz. Poszukaj. Odpocznij. Pamiętaj, nie możesz zapanować nad wszystkim.
Ale próbuj.
wydajniej, szybciej, skuteczniej
normalniezdalnie.pl
poleca
0 komentarzy